A gestão de processos jurídicos é um problema constante nos escritórios de advocacia, mas a adoção de boas práticas torna tudo mais simples. É importante pensar na gestão do escritório como uma forma de otimizar o trabalho.
Quando tudo está no local correto, as informações são coesas e os controles estão em ordem, todo o trabalho flui com mais tranquilidade.
A gestão de processos é um desafio para você? Confira, então, quatro dicas para tornar sua vida mais simples!
1. Use o armazenamento digital
O volume de informações cada vez maior fez com que até mesmo o Judiciário migrasse para o ambiente digital. A tecnologia evoluiu muito nos últimos anos, fazendo com que o armazenamento digital de documentos e informações de processos seja mais seguro do que o arquivo físico.
O armazenamento digital de informações protege o escritório de advocacia contra a perda de dados sensíveis, além de contar com a segurança da criptografia. Outro ponto relevante é a possibilidade de acessar as informações e os documentos de qualquer lugar, dispensando a presença física no escritório.
2. Padronize informações
Para conseguir gerar bons relatórios, fazer análises e obter resultados consistentes, é essencial que o escritório padronize as informações dos processos. Para isso, é possível usar a automação jurídica.
Além disso, é bom atentar para que toda a equipe utilize a mesma terminologia e os mesmos procedimentos para os casos. Para que tudo funcione, é importante adotar procedimentos internos para que a equipe colete e armazene os dados de forma semelhante.
3. Crie um fluxo de tarefas
Para aprimorar a gestão de processos jurídicos, o escritório de advocacia deve ter um fluxo de trabalho bem definido. Assim, os próximos passos das ações corriqueiras devem estar estabelecidos de antemão.
As responsabilidades dos membros da equipe precisam ser claras o suficiente, tanto para delimitar quem está cuidando de cada etapa quanto para definir quem distribui as tarefas. Desenhar os passos que levam à conclusão de um determinado estágio de um processo jurídico, indicando os responsáveis por cada ação, é uma boa forma de esquematizar o fluxo de tarefas.
4. Conte com um software jurídico
Quem lida com um grande fluxo de informações deve adotar ferramentas adequadas para organizar os processos jurídicos. Tudo fica mais fácil com um software jurídico.
Os sistemas estão cada vez mais completos, oferecendo muitas vantagens para a gestão do escritório. É possível utilizar plataformas que funcionam completamente online, podendo ser acessadas de todo lugar. Além disso, a adoção de ferramentas que incluem Inteligência Artificial permite controlar prazos processuais, aprimorar os procedimentos, reduzir o tempo para a conclusão de tarefas e gerar relatórios mais completos.
A gestão de processos jurídicos que adota os sistemas modernos de gestão é mais simples. Assim, o advogado mantém o foco no que realmente importa em seu escritório.
A gestão de processos jurídicos é um elemento basilar da administração de qualquer escritório de sucesso. Com o aumento do volume de casos e de informações relevantes, a melhor solução é aproveitar a tecnologia jurídica para otimizar rotinas, aprimorar procedimentos e reduzir o tempo das tarefas.
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