O controle de processos judiciais é uma preocupação em qualquer escritório de advocacia. Apesar de terem sido muito populares no começo do uso de computadores, as planilhas deixaram de ser a melhor opção para agenda de processos há muito tempo. O acompanhamento processual em planilhas é antiquado e ineficiente.
Novas opções se comprovam mais práticas e seguras; por isso, elas devem ser consideradas por quem busca eficiência. Confira 4 motivos para esquecer das planilhas como suporte para o controle de processos judiciais, eliminando seu uso com essa finalidade de uma vez por todas!
1. Insegurança
Uma planilha é um arquivo de computador, salvo em algum tipo de sistema. Como qualquer arquivo, está sujeita a falhas, corrupção do arquivo, incompatibilidades e conflitos em salvamento.
Contar com um arquivo de planilha para guardar todo o cronograma de trabalho nos prazos e andamentos processuais é muito inseguro. Os riscos inerentes aos arquivos colocam em risco dias ou até semanas de trabalho da equipe em caso de dificuldades técnicas.
2. Imprecisão
A planilha depende da inserção de dados pelo responsável pelo acompanhamento de processos judiciais. Em razão disso, está sujeita a uma margem de imprecisão causada por erros humanos.
O ideal é que o controle de prazos e andamentos seja automatizado. Assim, os advogados passam a fazer a mera conferência do que o sistema fornece, não precisando confiar plenamente nos lançamentos feitos por uma pessoa nem implementar sistemas intrincados de dupla checagem de agenda.
3. Morosidade
Depender de alguém para filtrar, organizar e lançar informações numa planilha de controle de processos judiciais cria um gargalo na produção do escritório. Se os responsáveis pelos lançamentos têm qualquer tipo de problema, as informações não estão disponíveis para quem atua na etapa seguinte, causando atrasos, transtornos e morosidade no serviço.
Novamente, adotar a automação dos lançamentos é a melhor solução. Ferramentas tecnológicas modernas são capazes de filtrar, selecionar e agendar os andamentos de forma automática, poupando tempo e agilizando a delegação de tarefas.
4. Riscos
Se acontece algum problema com o arquivo da planilha, com o servidor ou computador onde está salva, tudo pode se perder. Conviver com um risco de perda de dados essenciais para o trabalho é completamente desnecessário.
Quem adota um software jurídico de controle de processos judiciais terá todos os dados salvos, com sistemas seguros de armazenagem. Além de contar com a segurança dos servidores e do acesso online nesses sistemas, há backup e outras medidas preventivas, que asseguram que a perda de dados não seja um risco constante.
O controle de processos judiciais não precisa ser uma atividade que traz ansiedade para a equipe. Abandonar o uso de planilhas é uma necessidade premente no cenário atual, pois há muito tempo elas deixaram de ser a melhor opção para os escritórios de advocacia. Para implementar alternativas mais seguras e modernas, é importante conhecer as opções do mercado e nos benefícios que a tecnologia traz para o cotidiano.
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